[Hướng dẫn] Các thông tin xoay quanh việc viết mẫu thư hẹn phỏng vấn

Cập nhật ngày: Thứ năm, 28/10/2021 18:10:47

1. Mẫu thư hẹn phỏng vấn là gì? 

Trước khi đi vào tìm cách viết mẫu thư hẹn phỏng vấn, chúng ta phải tìm hiểu xem thế nào là một mẫu thư phỏng vấn, nó khác với những bức thư khác thế nào. Mẫu thư hẹn phỏng vấn hay còn gọi là thư mời phỏng vấn, là bức thư được gửi từ phía nhà tuyển dụng tới ứng viên với mục đích thông báo cho ứng viên tới tham gia vòng phỏng vấn của công ty. 

Những ứng viên được nhận thư hẹn phỏng vấn là những ứng viên có đủ điều kiện tham gia vòng phỏng vấn, đã qua vòng hồ sơ, lý lịch và cv. Sau khi nhận được những mẫu thư mời phỏng vấn, ứng viên phải phải hồi lại như một hình thức xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn. Trong mẫu thư hẹn phỏng vấn sẽ chứa các thông tin về công ty, về ứng viên, về vị trí ứng tuyển, quan trọng nhất là về thời gian và địa điểm phỏng vấn. 

Mẫu thư hẹn phỏng vấn
Mẫu thư hẹn phỏng vấn

Một mẫu thư hẹn phỏng vấn sẽ thường có đủ bố cục của một bức thư thông thường, bao gồm ba phần chính là lời mở đầu, nội dung thư và phần kết thư. Tuy nhiên, thư hẹn phỏng vấn thường không phải một bức thư được viết bằng tay mà được soạn và gửi hoàn toàn trên máy tính thông qua hòm thư điện tử hay còn gọi là email. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ soạn sẵn mẫu thư hẹn phỏng vấn, sau đó khi cần chỉ cần thay tên và vị trí công việc là được. 

2. Cách viết mẫu thư hẹn phỏng vấn

Cách viết mẫu thư hẹn phỏng vấn không quá khó, không có quy định về bố cục cụ thể phải tuân theo như các mẫu đơn. Sau đây chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu cách viết từng phần của mẫu thư hẹn phỏng vấn. 

2.1. Phần mở đầu

Phần mở đầu của bức thư hẹn phỏng vấn trước hết sẽ bắt đầu bằng lời chào tới ứng viên. Sau đó, phía công ty sẽ bày tỏ sự biết ơn vì ứng viên đã quan tâm cũng như đã nộp hồ sơ vào môt vị trí nào đó. 

Cách viết email hẹn phỏng vấn
Cách viết email hẹn phỏng vấn

Ví dụ: 

“Gửi Ngọc Lan,

Trước hết, thay mặt cho công ty xuất nhập khẩu ABC, tôi xin chân thành cám ơn bạn đã quan tâm và nộp hồ sơ cho vị trí nhân viên phát triển sản phẩm.”

“Hồng Hạnh thân mến, 

Đầu tiên, cho phép chúng tôi gửi lời cám ơn bạn vì đã quan tâm và nộp hồ sơ vào vị trí nhân viên kinh doanh của công ty TNHH Bảo An.”  

2.2. Phần nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất và cũng là phần chiếm khối lượng thông tin nhiều nhất trong toàn bộ bản mẫu thư hẹn phỏng vấn. Mục đích của phần này đó là cung cấp thông tin cho người ứng tuyển có thể nắm bắt về buổi phỏng vấn. Nhưng trước hết, nếu bạn là đại diện cho một công ty, thì bạn phải giới thiệu bản thân đồng thời giới thiệu vị trí mà bạn đang làm việc. 

Những thông tin mà bạn phải cung cấp cho người ứng tuyển sẽ bao gồm thời gian phỏng vấn, địa điểm phỏng vấn, xác nhận lại vị trí ứng tuyển. Sau đó, bạn cần có một ý trước khi kết thúc phần nội dung xem ứng viên có xác nhận tham gia phỏng vấn hay không, nếu có thì sao, nếu không thì sao.

Phần nội dung chính là phần quan trọng nhất
Phần nội dung chính là phần quan trọng nhất

Gợi ý: 

“Trước hết tôi xin tự giới thiệu, tôi tên là Nguyễn Khánh Vy, trưởng phòng nhân sự công ty ABC. Chúng tôi đã xem và đọc kỹ hồ sơ xin việc của bạn và nhận thấy rằng bạn có nhiều điểm phù hợp với vị trí chúng tôi đang tìm kiếm.

Chính vì vậy mà tôi viết thư này để thông báo rằng bạn đã chính thức qua vòng hồ sơ cho vị trí nhân viên kinh doanh. Tiếp theo, chúng tôi xin phép được mời bạn đến tham dự vòng phỏng vấn trực tiếp của chúng tôi. Buổi phỏng vấn sẽ được diễn ra vào 9h sáng ngày 16 tháng 12 năm 2021, tại văn phòng B2 của công ty ABC, số 50 đường Lê Trọng Tấn, thành phố Hà Nội.

Khi đến tham gia vòng phỏng vấn, bạn vui lòng mang theo hồ sơ xin việc và chứng minh thư cá nhân. Mọi câu hỏi cần giải đáp xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo email abccompany@gmail.com.

Nếu như bạn xác nhận tham gia phỏng vấn, xin vui lòng xác nhận bằng cách trả lời email này trước 22h ngày 12 tháng 12 năm 2021.”

2.3. Phần kết

Kết thư là lúc chúng ta gửi lời cám ơn ứng viên một lần nữa để thể hiện sự niềm nở, chào đón và thái độ tôn trọng với họ. Cuối cùng, đừng quên để chữ ký cá nhân, thông tin liên hệ của công ty, của người phỏng vấn trước khi dừng bút. 

Kết thư đừng quên gửi lời cám ơn đến người ứng tuyển
Kết thư đừng quên gửi lời cám ơn đến người ứng tuyển

Ví dụ: 

“Cuối cùng, một lần nữa chân thành cám ơn bạn đã dành thời gian nộp hồ sơ cũng như quan tâm đến vị trí này của chúng tôi. Rất mong có thể gặp bạn tại vòng phỏng vấn để trao đổi thêm thông tin.” 

3. Những lưu ý khi viết mẫu thư hẹn phỏng vấn 

– Không nên viết quá dài: 

Một bức thư cần tạo cho người đọc cảm giác thoải mái, chính vì vậy mà không được trình bày quá dài, quá lan man. Như vậy người đọc có thể gặp khó khăn trong việc nắm bắt các ý chính của lá thư. 

– Nên dùng từ ngữ lịch sự và thân thiện: 

Ngôn ngữ được sử dụng trong thư không cần phải quá trang trọng, nhưng không được quá suồng sã. Việc sử dụng những từ ngữ lịch sự nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và cả công ty, nhưng cũng đừng gây áp lực cho ứng viên bằng những ngôn ngữ quá cứng nhắc.

Những lưu ý khi viết mẫu thư hẹn phỏng vấn
Những lưu ý khi viết mẫu thư hẹn phỏng vấn

– Ghi đầy đủ các thông tin cần thiết: 

Trước hết, bạn cần phải đảm bảo các thông tin liên quan đến buổi phỏng vấn là đầy đủ và chính xác. Sau đó, kiểm tra và thêm vào một số các thông tin khác liên quan đến người phỏng vấn, số điện thoại liên hệ, địa chỉ công ty… để ứng viên có thể trực tiếp tìm cách giải quyết khi gặp vấn đề hoặc có thắc mắc cần được giải đáp. 

– Trình bày cẩn thận và chuyên nghiệp:

Một bức thư cần được trình bày sao cho chuyên nghiệp nhất. Tình chuyên nghiệp ở đây muốn đề cập đến đó là bố cục, định dạng chữ, font chữ, cỡ chữ… Tất cả các yếu tố đó sẽ góp phần tăng thiện cảm của ứng viên cũng như góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc của bạn. 

Trình bày thư chuyên nghiệp
Trình bày thư chuyên nghiệp

– Thể hiện thái độ tích cực: 

Bạn cần dùng thái độ tích cực và thân thiện để viết thư cũng như trả lời các câu hỏi của ứng viên. Nếu như ứng viên đó có thể trở thành nhân viên trong công ty thì sẽ góp phần khiến cho họ thêm yêu mến môi trường này. Nhưng ngược lại, nếu như ứng viên không phù hợp với vị trí đó thì bạn vẫn cần thể hiện thái độ tốt để giữ bộ mặt tốt cho công ty. 

Thông qua bài viết trên, bạn đã nắm được những thông tin liên quan đến mẫu thư hẹn phỏng vấn chưa? Đây là một mẫu thư không quá khó để viết, vì vậy bạn không cần phải quá lo lắng. Soạn thư không cần quá dài, nhưng phải chú ý đến yếu tố chất lượng. Sao cho khi ứng viên đọc có thể cảm thấy thoải mái và biết đâu họ sẽ dành lời khen cho thái độ làm việc chuyên nghiệp đó. Mong rằng bạn sẽ thành công trong việc viết các mẫu thư hẹn phỏng vấn nhé.